Un equipo PMO de clase mundial

Articulo publicado en Linkedin el 28/12/2017

Planeación Estratégica en Carvajal Año 2012

Una de las preguntas recurrentes a las personas que hemos tenido la maravillosa experiencia de crear, implementar, operar y mejorar una oficina de gestión de proyectos es: ¿Cuál es el equipo ideal recomendado para tener una PMO de clase mundial? No hablemos de figuras con nombre propio como en el fútbol, sino más bien, de roles y responsabilidades frente a procesos de gestión.

A mi parecer es necesario definir inicialmente un modelo para esta nueva PMO que la organización necesita, determinando los tipos de proyectos y sus ciclos de vida en los cuales el equipo focalizará sus esfuerzos, para finalmente decidir el alcance de los servicios a través de los cuales este centro de excelencia agregará su valor.

1.      Modelos para una PMO: el factor que vincula el diseño de la PMO con las necesidades y requerimientos organizacionales siempre será la estrategia. Es por esta razón que insisto en la visibilidad y participación de la PMO en temas tan transcendentales que comprometen el futuro organizacional.

La mejor forma de enfatizar este punto, es recordar que la estrategia es un conjunto de decisiones que nos llevan a un escenario de difícil retorno.

Por su naturaleza, estas decisiones estratégicas implican elegir un camino y desestimar otros. En tal sentido, el modelo de PMO elegido debe ser consecuente y responder a las necesidades que esta transición conllevan.

Si el direccionamiento determina que el negocio focalizará sus esfuerzos entorno a rentabilidad y eficiencia, es muy razonable pensar en un modelo de PMO corporativo centralizado que optimice el uso de los recursos, asegurando que las iniciativas de eficiencia en la operación y las de rentabilidad con equipos centrados en el cliente cumplen con los beneficios prometidos y están coordinadas colaborativamente. Si por el contrario la estrategia invita a crecer, innovar, desarrollar nuevos servicios, mi propuesta es un modelo de PMO en red, el cual propicie la conformación de equipos de proyectos autónomos, que sigan una metodología flexible, la cual se adapte a sus necesidades y que permita compartir herramientas, experiencias, conocimientos; sin perder de vista aspectos fundamentales como una adecuada toma de decisiones, reporte del desempeño de los proyectos y control del trabajo. Esta última parte, se logra efectivamente si contamos con un proceso ya establecido, acompañado por una política que dé un mínimo nivel de rigor al aseguramiento de los resultados que la dirección espera. El tipo de PMO establece en gran medida el tamaño, cobertura y tipo de interacciones del equipo con sus principales interesados.

2.      Tipos de proyectos y ciclos de vida: debe ser claro para el lector que hablando de proyectos, existen diferencias sustanciales originadas por diversos factores, tales como: si el equipo de la iniciativa trabaja por resultados tangibles o intangibles; si el compromiso del proyecto está asociado a entregables conocidos o desconocidos; si el equipo utiliza para el trabajo tecnologías conocidas o nuevas; si los resultados del proyecto están asociadas a un mejoramiento o a una innovación; tan solo por mencionar algunos de los ejemplos más comunes. Cada ejemplo mencionado en cada situación particular tiene un ciclo de vida diferente, es decir que cuando planeamos las actividades necesarias para entregar nuestro proyecto, seguimos una lógica asociada a mejores prácticas que facilita de un lado establecer la estrategia de alto nivel y de otro, elaborar la programación en detalle del trabajo a ser realizado; un ejemplo sería la metodología para “Poner en funcionamiento el nuevo aplicativo para la fuerza de ventas”, la cual contiene fases y actividades determinadas por experiencias y lecciones que en el pasado otros equipos han ejecutado y que son una base para establecer el ciclo de vida para la nueva iniciativa.

La pregunta que surge de manera natural en este momento sería ¿y que tiene que ver todo esto con un equipo PMO de clase mundial?

Mi respuesta sin dudarlo sería, muchísimo !!!. No olvidemos que la PMO atenderá necesidades y requerimiento de todos estos proyectos y sus equipos con servicios de estimación de costos, identificación de riesgos, elaboración de presupuestos, preparación de documentos de compras, análisis financiero de alternativas de inversión, desarrollo de prototipos para el diseño de soluciones, entre otros. En consecuencia estos servicios determinarán las competencias requeridas en las personas que ocuparán los roles críticos del equipo PMO.

3.      Servicios PMO e interacciones que agregan valor: finalmente y volviendo a los temas estratégicos, los cuales recuerden implica tomar decisiones y hacer renuncias, hay una recomendación fundamental para quien diseña la PMO, involucre a su equipo directivo, para que basados en los requerimientos surgidos de los puntos ya expuestos, se decida un alcance para los servicios de la Oficina de Gestión de Proyectos y se establezca a través del manejo de expectativas de interesados, unos objetivos claros y medibles, los cuales conforman el direccionamiento para el nuevo equipo. Es decir, se debe planificar la estrategia para la PMO, tomando decisiones de futuro que vayan en línea y sean consecuentes con la estrategia corporativa. Sugiero se incluya un taller de riesgos que ayude a identificar las barreras (brechas de interacción por ejemplo) de manera temprana y sean base para construir un caso de negocios sólido que justifique la existencia de la PMO. Nuevamente es necesario enfatizar en que los servicios de la PMO serán estratégicamente visibles, si y solo si, logramos agregar valor a nuestra organización de manera contundente, por tanto el caso de negocios debe contener además de aspectos cualitativos como una mejora en el grado de madurez de los procesos, otros mucho más concretos y cuantitativos que por ejemplo disminuyan el requerimiento de CAPEX ó con optimizaciones en el OPEX de uno de los casos de negocio aporten al cumplimiento de la meta de EBITDA en el futuro próximo.

Con estos puntos definidos sobre la mesa de trabajo, habrá más claridad para conformar un equipo de estrellas clase mundo, que responda a las expectativas de la alta gerencia y genere interacciones que agreguen valor. El equipo de la PMO contará entonces con roles que crecerán a la medida de las necesidades de la organización.

En breve, las recomendaciones que hago a las personas que me preguntan sobre un equipo de clase mundial para conformar la PMO son:

1. Defina un modelo de PMO acorde a las demandas estratégicas de su organización

2. Establezca responsabilidades de cada rol y competencias críticas para el equipo basadas en requerimientos de sus clientes

3. Decida estratégicamente en conjunto con los directores un alcance para los servicios de la PMO y conforme su equipo de clase mundial.